与付款、会计记录和库存部门总监 ARTURO RUIZ 交谈

聊天|阿图罗·鲁伊兹·迪兹

马德里工业工程师高等技术学院的工业工程师，专业为电子和自动化。 Arturo Ruiz 的工作生涯始于 Norsistemas，为 Unión Fenosa 商业部提供咨询服务。两年后，他加入埃森哲，负责在 Iberdrola、Telefónica 和 Ferrovial 等多家公司的公用事业部门实施财务系统 (ERP) 和流程等项目。 2003 年，他加入 Software AG，负责开发会计应用程序，该应用程序将在 Fraternidad Muprespa、Contaweb 中实施。一年后，直到 2008 年，他将负责该实体的经济金融应用程序的开发，他已经作为 Fraternidad Muprespa 自己的员工担任该职位。自 2008 年以来，他一直领导 Fraternidad-Muprespa 的付款、会计记录和库存部门。

F.M.：在您的监督下，协调内部系统 CONTAWEB 和相互保险公司公共会计系统 (SICOMAT) 中的 Fraternidad-Muprespa 帐户。协调涉及正确控制内部条目及其与 SICOMAT 的对应关系。什么是最费力的？

A.R.D：操作中最费力的部分是确保 CONTAWEB 和 SICOMAT 两个系统之间信息的完整性。必须考虑到，我们共同基金拥有的信息量很大（每年约 350 万张票据），其中大部分是通过与共同基金管理应用程序（Fragua、Servix 等）的复杂接口系统以及与 GISS（社会保障 IT 管理）的日常文件交换自动记录的。该程序的另一个基本任务是每月结算会计。在这些结案中，我们分析两个系统的平衡，以检测并纠正可能出现的任何差异。

F.M.：SICOMAT 和 CONTAWEB 之间的等效性是如何建立的？

A.R.D：两个系统之间的等同性主要通过两个要素来确定：公共会计总规划中的现行会计科目表和年度预算。会计科目表包含与我们内部 Contaweb 系统相关的科目代码，该系统又拥有自己的具有更高开发水平的会计计划。这一额外的发展使我们能够更详细地分析互助银行的会计。另一方面，预算的概念和计划构成了财务会计和预算会计之间的纽带。

F.M.：一个隐含的任务是集中所有省份的经济控制。它是否按照相同的标准正确记录，或者是否有特殊性、习惯......？

A.R.D：经济控制是通过预算进行的，并且对整个共同基金的定义是平等的。除预算外，共同基金内还有由财务会计中心预算部门管理的 CIPRES（费用管理单位）进行额外控制。

F.M.：毫无疑问，经济状况的每日更新（费用、收款、修改、预算……）对于正确的结账和会计余额至关重要且具有决定性作用。这是可能的还是有干扰的方面？

A.R.D：事实上，必须更新会计，以便能够充分分析共同基金的状况。为此，有必要进行每月结算并将所有相关经济信息纳入其中。到今天为止，我们可以说我们已经实现了这一目标，只是在某些项目改变了会计方法或每年出现新的项目时遇到了一些困难。正如我一开始就告诉大家的，关闭是我们部门的主要任务之一。

F.M.：总的来说，考虑到我们正在经历的阶段和资金的来源，是否可以重新调整和减少支出，我们是否正确适应了预算？

A.R.D：调整支出总是可能的，我们总是可以优化流程和资源来改进我们的管理。这是我们在过去几年中在 Mutua 清楚地看到的，尽管存在经济危机，但损益表仍显着改善。

F.M.：管理实物库存是一项艰巨的任务，但它也是减少开支的工具。

A.R.D：库存控制使我们能够详细了解我们的资产，从而能够充分利用它们。例如，今天我们确切地知道哪些中心有多余的家具，可以在其他需要的中心使用。

F.M.：周转资金对各省来说意味着什么？

A.R.D：周转基金或周转箱是存在于互惠基金不同中心的工具，用于在无法使用通常的支付程序（主要是银行转账）时进行小额现金支付。它的使用通常受到限制并仅限于特殊情况。