CHARLA CON ARTURO RUIZ, DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO DE PAGOS, REGISTROS CONTABLES E INVENTARIO
CHARLA CON | ARTURO RUIZ DIEZ
Ingeniero industrial por la Escuela Técnica Superior de Ingenieros Industriales de Madrid, con especialidad en electrónica y automática. Arturo Ruiz comienza su vida laboral en Norsistemas realizando servicios de consultoría para el Departamento Comercial de Unión Fenosa. Dos años más tarde ingresa en Accenture, desde donde realizará proyectos como la implantación de sistemas financieros (ERP) y procesos para el sector de las Utilities en diversas empresas, entre las que destacan Iberdrola, Telefónica y Ferrovial. En el año 2003 se incorpora a Software AG para prestar sus servicios como responsable del desarrollo de una aplicación contable que se instauraría en Fraternidad Muprespa, Contaweb. Un año más tarde y hasta 2008, será el responsable del desarrollo de las aplicaciones económica-financieras de la entidad, puesto que desempeña ya como personal propio de Fraternidad Muprespa. Desde 2008 dirige el Departamento de Pagos, Registros Contables e Inventario de Fraternidad-Muprespa.
Director del departamento de Pagos, Registros Contables e Inventario.
F.M.: Bajo tu tutela está la coordinación de las cuentas de Fraternidad-Muprespa en el sistema interno CONTAWEB y en el Sistema de Contabilización Pública de las Mutuas (SICOMAT). Una coordinación que implica controlar correctamente los asientos de modo interno y su correspondencia con SICOMAT. ¿Qué es lo más laborioso?
A.R.D.: La parte más laboriosa de la operativa es asegurar la integridad de la información entre los dos sistemas CONTAWEB y SICOMAT. Hay que tener en cuenta que el volumen de información que tenemos en la Mutua es elevado (unos 3,5 millones de apuntes al año), la mayor parte de los cuales se registra de forma automática por medio de un sofisticado sistema de interfaces con las aplicaciones de gestión de la Mutua (Fragua, Servix, etc.) y un intercambio diario de ficheros con la GISS (Gerencia de Informática de la Seguridad Social). Otra tarea fundamental de este procedimiento es el cierre mensual de la contabilidad. En estos cierres analizamos los balances de ambos sistemas para detectar y corregir las diferencias que hayan podido aparecer.
F.M.: ¿Cómo se establecen las equivalencias entre SICOMAT y CONTAWEB?
A.R.D.: Las equivalencias entre ambos sistemas se establecen principalmente a través de dos elementos: el cuadro de cuentas vigente en el Plan General de Contabilidad Pública y el presupuesto anual. El cuadro de cuentas contiene los códigos de cuentas que se relacionan con nuestro sistema interno Contaweb que a su vez tiene su propio plan contable con un nivel de desarrollo superior. Este desarrollo adicional nos permite analizar de forma más detallada la contabilidad de la Mutua. Por otra parte, el presupuesto, estructurado en conceptos y programas, sirve de enlace entre la contabilidad financiera y la presupuestaria.
F.M.: Una labor implícita es centralizar el control económico procedente de todas las provincias ¿se registra correctamente y bajo el mismo criterio o existen peculiaridades, hábitos…?
A.R.D.: El control económico se realiza mediante el presupuesto y está definido por igual para toda la Mutua. Además del presupuesto, dentro de la Mutua existe un control adicional por CIPRES (Unidad de gestión del gasto) que es gestionado por el Departamento de Presupuestos del Centro Financiero Contable.
F.M.: Sin duda, la actualización diaria de la situación económica (gastos, cobros, modificaciones, presupuestos…) es imprescindible y determinante para el correcto cierre y cuadre contable. ¿Es esto posible o existen aspectos que interfieren?
A.R.D.: Efectivamente, es imprescindible tener la contabilidad actualizada para poder analizar de forma adecuada la situación de la Mutua. Para ello, es necesaria la realización de los cierres mensuales y también incorporar a los mismos toda la información económica relevante. A día de hoy, esto podemos decir que lo hemos conseguido y únicamente tenemos algunas dificultades con algunas partidas que cambian su forma de contabilización o surgen nuevas de un año para otro. Tal y como os decía al principio, la realización de los cierres es una de las principales tareas que realizamos en nuestro Departamento.
F.M.: Con carácter general y considerando la etapa que vivimos y la procedencia del capital ¿es posible reajustar y mermar el gasto, nos hemos adaptado correctamente a los presupuestos?
A.R.D.: El ajuste del gasto siempre es posible, siempre podemos optimizar procesos y recursos para mejorar nuestra gestión. Esto es algo que claramente hemos visto en la Mutua a lo largo de los últimos años en los que la cuenta de resultados ha mejorado sensiblemente a pesar de la situación de crisis de la economía.
F.M.: Gestionar el inventario físico es una tarea laboriosa pero también es una herramienta para menguar gastos.
A.R.D.: El control del inventario nos permite conocer en detalle nuestro inmovilizado y así poderle sacar el máximo partido. Por ejemplo, a día de hoy sabemos exactamente los centros en los que tenemos mobiliario sobrante que puede ser utilizado en otros centros que lo requieran.
F.M.: ¿Qué representan los fondos de maniobra para las provincias?
A.R.D.: Los fondos de maniobra o cajas son instrumentos que existen en los distintos centros de la Mutua para realizar pequeños pagos en efectivo cuando no es posible la utilización de los procedimientos de pago habituales (principalmente la transferencia bancaria). Por lo general, su uso es limitado y está restringido a circunstancias excepcionales.
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